--- id: casos/saude-de-deals area: RevOps uso: comum esforco: médio grao: Negócio aberto x dia --- # Saúde de deals + agente de alertas Cada negócio aberto classificado como saudável, em atenção ou em risco pela última interação real e pelo tempo na etapa, com um alerta por dono que só avisa o que mudou. ## Resumo executivo **Para quem:** Gestores comerciais que descobrem negócios esquecidos só na revisão de forecast. **O que resolve** - Negócio parado aparece na semana em que parou, não no fim do trimestre. - Cada dono recebe só os seus negócios, com o motivo e o que fazer. - O alerta respeita o ritmo de cada etapa e não dispara à toa. **Por que importa:** Negócio parado infla o forecast e esfria sem ninguém perceber. O CRM tem as datas, mas ninguém abre um relatório por dia. Um alerta diário com regras por etapa transforma a higiene do pipeline em rotina e deixa o forecast mais honesto. **Perguntas de negócio que responde** - Quais negócios estão parados há mais tempo do que a etapa permite? - Quais negócios abertos estão sem dono ou com dono desativado? - Quantos negócios entraram em risco nesta semana e quantos voltaram a andar? - Quais negócios estão sem próxima atividade agendada? - Que vendedor tem mais negócios em risco? **O que você precisa** - CRM conectado com negócios, histórico de etapas, atividades, tarefas e usuários - O tempo aceitável por etapa e as exceções de cada pipeline, combinados com o time - Um canal de saída: Slack, WhatsApp, Google Chat ou tarefa no CRM **O que você recebe** - Uma tabela por negócio aberto com status, motivos, dias sem interação e dias na etapa - Mensagem diária por dono com os negócios que mudaram de status - Painel semanal de entradas e saídas de risco - Um agente de IA que responde sobre negócios parados ## Detalhado ### O problema Um negócio pode ficar meses na mesma etapa sem que ninguém perceba. Quem mede parado pela data da última modificação vê como vivos negócios que só tiveram um campo editado por automação, e quem usa um corte único de 30 dias cobra o mesmo de uma etapa de proposta e de uma de assinatura. O alerta vira ruído e o time para de ler. ### Regras de negócio 1. **Parado é sem interação real.** A régua de parado é a última interação: atividade concluída (ligação, reunião, e-mail, mensagem) ou mudança de etapa, o que for mais recente. Data de última modificação não serve: automação, sincronização e edição de campo mudam a data sem que o negócio tenha andado. (Evite: Dias parado = hoje - data da última modificação.) 2. **Tempo na etapa vem da entrada real.** Calcule a entrada na etapa atual pelo histórico: hs_v2_date_entered_current_stage ou hs_v2_date_entered_ no HubSpot, histórico de etapas nos outros CRMs. A data de atualização do negócio só aproxima a entrada e zera a cada edição. (Evite: Usar updated_at como data de entrada na etapa.) 3. **Cada etapa tem sua régua.** Defina o tempo aceitável por etapa e, se possível, por porte do negócio, a partir do histórico: um bom corte é o percentil 75 ou 90 do tempo que os negócios ganhos passaram na etapa. Em etapas finais, há quem use uma régua dura: acima do corte, o negócio é risco qualquer que seja o resto. (Evite: Um corte único de 30 dias para todas as etapas.) 4. **Tarefa futura e automação suspendem o alerta.** Negócio com reunião ou tarefa agendada no futuro não está parado, mesmo sem atividade recente. Etapas cobertas por automação (uma cadência de WhatsApp de 7 dias, um agendamento que cai direto na agenda) têm prazo próprio, combinado com o time, senão o alerta cobra o que a máquina já está fazendo. (Evite: Alertar negócio com reunião marcada para daqui a duas semanas.) 5. **Higiene conta tanto quanto tempo.** Além do tempo, marque: sem dono ou com dono desativado (cruzando o dono com a lista de usuários ativos por e-mail), sem próxima atividade, tarefa vencida, valor zero, data prevista vencida, data prevista remarcada duas ou mais vezes e trocas de dono. Cada sinal é um motivo separado, para o dono saber o que fazer. (Evite: Mostrar só dias parado.) 6. **Três estados, sempre com motivo.** Classifique em saudável, atenção e risco por regras fixas e mostre todos os motivos que se aplicam. O status informado pelo gestor ou por um formulário de acompanhamento pode sobrescrever a regra, com registro de quem e quando. Um índice de 0 a 100, se existir, é apoio à leitura, não probabilidade de fechar. (Evite: Uma nota sem motivo, apresentada como chance de ganhar.) 7. **Alerta só do que mudou.** Envie a cada dono os negócios que entraram em risco desde o último envio e os que saíram, não a lista inteira todo dia. Guarde o histórico de envios e não repita o mesmo alerta dentro da janela combinada. Envie em dias úteis, com o calendário de feriados. (Evite: Mandar todos os negócios críticos todos os dias.) 8. **Feche o laço.** A partir da data em que o alerta começou, classifique cada negócio alertado como resolvido (andou ou fechou), engajado (teve atividade, mas continua na etapa) ou ainda parado. É o que mostra se o alerta funciona. (Evite: Medir só quantos alertas foram enviados.) ### Motivos que um negócio pode receber Cada motivo é uma coluna. O status é a regra combinada sobre eles. - **dias desde a última interação acima da régua da etapa** → Sem interação - **dias na etapa atual acima do percentil dos negócios ganhos** → Etapa longa - **dono vazio ou desativado na lista de usuários** → Sem dono - **nenhuma tarefa ou reunião futura** → Sem próxima atividade - **tarefa com prazo vencido** → Tarefa vencida - **data prevista anterior a hoje ou remarcada duas ou mais vezes** → Data prevista furada - **valor zero ou vazio** → Sem valor - **duas ou mais trocas de dono** → Dono instável ### Definições | Métrica | Definição | |---|---| | Última interação | maior data entre a última atividade concluída e a última mudança de etapa do negócio | | Dias sem interação | hoje - última interação, em dias corridos | | Dias na etapa | hoje - entrada na etapa atual, pelo histórico de etapas | | Régua da etapa | percentil 75 do tempo que os negócios ganhos dos últimos 12 meses passaram na etapa, por porte quando houver | | Em risco | negócio aberto acima da régua da etapa em dias na etapa ou em dias sem interação, ou com um sinal eliminatório combinado | | Entrada em risco | negócio que passou a estar em risco desde o envio anterior | | Saída de risco | negócio em risco que teve atividade concluída ou mudou de etapa desde o envio anterior | ### Armadilhas - **Ninguém lia o alerta.** Uma lista diária com todos os negócios críticos repetia os mesmos nomes e o time parou de abrir. Como evitar: Envie só entradas e saídas de risco. - **Alerta falso em etapa automática.** Uma etapa coberta por uma cadência automática de WhatsApp de 7 dias era cobrada com prazo de 2 dias e gerava alerta todo dia. Como evitar: Prazo próprio para etapas automatizadas, combinado com o time. - **Conversa fora do CRM.** O atendimento feito pelo aplicativo de WhatsApp, fora do CRM, não gerava atividade, e negócios em plena conversa apareciam como parados. Como evitar: Traga as conversas como atividade ou declare as etapas em que o CRM não enxerga o contato. - **Dono vazio como texto.** O dono vinha como texto vazio, e não como nulo, e os negócios órfãos não apareciam no alerta. Como evitar: Trate texto vazio como nulo antes de testar o dono. - **Negócio mesclado parado para sempre.** Negócios mesclados ou apagados no CRM continuavam na base bruta e apareciam como parados todos os dias. Como evitar: Exclua os ids mesclados (hs_merged_object_ids no HubSpot) e confira periodicamente os ids ativos. Validado em dados reais: Na conta de HubSpot da própria Nekt, os campos de última e de próxima atividade do negócio vêm vazios em todos os negócios, então a régua de interação tem de vir das reuniões, e-mails e tarefas. E cerca de 4 em cada 10 negócios abertos parados há mais de 30 dias na etapa tinham sido modificados na última semana: data de modificação não é sinal de que o negócio andou. ### Teste de aceitação - [ ] Todo negócio aberto de pipeline de aquisição tem uma linha por dia com status, dias sem interação, dias na etapa e motivos. - [ ] Nenhum negócio com tarefa ou reunião futura aparece como sem interação. - [ ] Para um dono e um dia, a mensagem enviada traz exatamente os negócios que entraram e saíram de risco desde o envio anterior. - [ ] Nenhum negócio ganho ou perdido aparece na tabela. - [ ] Numa amostra de 20 negócios em risco conferidos no CRM, a última interação e a entrada na etapa batem com a tela. ### Context document ```text Saúde de deals - Fonte: tabela de saúde (negócio aberto x dia), com status, dias sem interação, dias na etapa, régua da etapa e motivos. - Parado = sem interação real: atividade concluída ou mudança de etapa. Data de última modificação não conta. - Dias na etapa vêm do histórico de etapas, nunca de updated_at. - Régua por etapa: = . Etapas automatizadas: = . - Tarefa ou reunião futura suspende o alerta de interação. - Status: saudável, atenção ou risco, sempre com os motivos. Índice de 0 a 100, se existir, não é probabilidade de fechar. - Ao listar negócios em risco, agrupe por dono e mostre o motivo e a última interação. - Para avaliar o efeito do alerta, use resolvido, engajado e ainda parado desde . Exceções por cliente: - : o status do formulário de acompanhamento sobrescreve a regra. - : envio de segunda a quinta e no domingo; sexta, sábado e feriados não enviam. ``` ### Variações - **Resumo escrito por IA:** Um modelo lê a tabela do dia e o playbook do time e escreve o resumo para a liderança, sem citar negócio fora da tabela. - **Jornada do cliente:** As mesmas regras sobre o pipeline de CS: dias sem contato, etapa longa e zero tarefas como sinais de risco de churn. - **Esteira operacional:** Em crédito e pós-venda, régua de prazo por fase da esteira no lugar da etapa comercial.