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id: agencias/receita-carteira-agencia
industria: Agências de marketing
uso: específico
esforco: médio
grao: Cliente x mês, e cliente x solução x mês
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# Receita e carteira da agência

Quantos clientes pagantes a agência tem, quanto cada um paga por mês e o que entrou, cresceu, encolheu e saiu, com o contrato batendo com a nota fiscal.

## Resumo executivo

**Para quem:** Sócios e financeiro de agências que vendem fee mensal, projetos pontuais e mídia.

**O que resolve**

- Uma resposta única para quantos clientes ativos a agência tem e qual o MRR.
- Cada variação do MRR tem nome: novo, expansão, contração, churn ou reativação.
- O contrato combinado bate com o que foi faturado em nota, e o que não casa aparece numa lista.

**Por que importa:** Na agência, o cliente é ao mesmo tempo a unidade de receita e a unidade de entrega. Sem uma regra escrita de cliente ativo, cada área conta um número, o MRR soma repasse de mídia e projeto pontual, e o churn some do histórico quando o cadastro muda. É a base da rentabilidade por cliente e da previsão de caixa.

**Perguntas de negócio que responde**

- Quantos clientes ativos pagantes temos hoje e qual o MRR?
- Quanto MRR perdemos de churn neste trimestre e quanto foi só redução de escopo?
- Qual o NRR dos últimos 12 meses?
- Qual solução (mídia, conteúdo, CRM, BI) concentra a receita recorrente?
- Quais clientes faturaram sem contrato registrado, e quais contratos não viraram nota?
- Quantos clientes estão no primeiro trimestre de contrato?

**O que você precisa**

- O controle de contratos conectado na Nekt (planilha, banco do portal ou ERP)
- As notas fiscais de serviço do ERP financeiro
- A regra de cliente ativo e de tipo de contrato combinada com os sócios

**O que você recebe**

- Uma tabela cliente x mês com MRR recorrente, pontual equivalente, fase e movimento
- Carteira ativa, NRR e GRR por mês, trimestre e 12 meses
- Uma lista de não mapeados entre contrato e nota fiscal
- Um agente de IA que responde sobre a carteira com a regra certa

## Detalhado

### O problema

O controle de contratos guarda o valor atual de cada cliente e sobrescreve quando o escopo muda. A nota fiscal sai com a razão social, que não bate com o nome do contrato. Quem soma o cadastro inteiro mistura fee com projeto pontual, cliente isento e a própria agência; quem soma a nota mistura honorário com repasse de mídia. O resultado é um MRR diferente em cada reunião e um churn que apaga o cliente de todos os meses passados.

### Regras de negócio

1. **Cliente ativo é uma regra escrita.** Cliente ativo pagante = status ativo e tipo de contrato recorrente (fee), excluindo projeto pontual, isento e a conta da própria agência. A carteira vigente é mais ampla: ativo, onboarding e pausado. A pergunta 'quantos clientes temos' responde a definição estrita; a ampla sai sempre com o nome dela. Atraso de pagamento não muda o status do cliente: é assunto do financeiro. (Evite: Contar todas as linhas do cadastro ou todas as tarefas da lista de clientes.)
2. **Recorrente, pontual e repasse em colunas separadas.** MRR é só fee mensal recorrente. Projeto pontual, setup e treinamento ficam fora; quando for preciso compará-los, entram como média móvel de 12 meses dividida por 12, numa coluna à parte, nunca somada ao MRR. Verba de mídia repassada e produção de terceiros por conta e ordem não são receita da agência; comissão de mídia é. (Evite: Somar a nota inteira, com verba repassada e projeto pontual, como MRR.)
3. **A grandeza que se soma é a parcela do mês.** Some o valor da parcela de cada competência, nunca o valor total do contrato nem o campo de valor do cabeçalho repetido em cada linha. Contrato semestral ou anual entra dividido pelos meses do ciclo. Contrato sem valor mensal preenchido aparece contado, para ninguém ler o MRR como completo. (Evite: Somar o valor do contrato entre contratos e meses.)
4. **Movimento pela foto de fim de mês do cliente.** Compare o MRR recorrente do cliente no mês com o do mês anterior. Sem MRR antes e com agora: novo, ou reativação se já pagou algum dia. Com antes e sem agora: churn. Maior: expansão. Menor e maior que zero: contração. Na planilha de churn das agências, 'churn parcial' é contração e 'troca de escopo' não é churn: o cliente continua. (Evite: Contar cada linha da planilha de churn como um cliente perdido.)
5. **Churn não apaga o passado.** Um cliente marcado como churn ainda era cliente no mês de referência se a data de saída é igual ou posterior ao início desse mês. Precedência da data: data de churn, depois fim de contrato, depois data da mudança de status. Sem nenhuma data, mantenha o cliente. Contrato ativo vai até o mês corrente; não projete o futuro como realizado. (Evite: Filtrar status ativo hoje para calcular a carteira de meses passados.)
6. **Contrato e nota casam pelo CNPJ.** A nota sai com a razão social e o contrato com o nome comercial. Case pelo CNPJ do destinatário; quando só houver nome, normalize (minúsculas, sem acento, só letras e números) e mantenha uma tabela de apelidos para grupos com vários CNPJs. Publique a lista dos dois lados que não casaram: nota sem contrato e contrato ativo sem nota. Numa base real, o resíduo ficou perto de 4% do faturamento de 12 meses. (Evite: Juntar contrato e nota pelo nome e perder em silêncio quem não casou.)
7. **Só entra nota válida e de fora do grupo.** Use notas com status faturado, não canceladas e com valor acima de R$ 1, para tirar notas de teste. Exclua os CNPJs do próprio grupo (intercompany). Quando a agência é cliente de outra empresa do grupo, separe a linha sem apagar. (Evite: Somar notas canceladas e cobranças entre empresas do mesmo grupo.)
8. **Competência futura fica marcada.** Contratos e cobranças recorrentes são gerados até o fim da vigência, às vezes mais de um ano à frente. Marque a linha de mês futuro em vez de cortar, e filtre na leitura. Somar a tabela inteira soma agenda com entrega. (Evite: Somar todas as parcelas da tabela como receita.)
9. **Queda de MRR sem mudança de clientes é cadastro.** O cadastro guarda só o valor atual e sobrescreve quando o escopo muda. Grave uma foto mensal do MRR por cliente ou leia o histórico de ajustes. Quando o MRR cai e a contagem de clientes não muda, confira o histórico antes de chamar de churn: costuma ser correção de cadastro. (Evite: Reportar queda de MRR como churn sem olhar o histórico de ajustes.)
10. **Fase do cliente pelo mês de contrato.** Conte o mês de vida do cliente a partir do primeiro mês com MRR recorrente. Meses 1 a 3 são onboarding, 4 a 12 primeiro ano, 13 em diante renovado. Contrato sem data de início usa o primeiro contrato do cliente. (Evite: Usar a data do contrato atual, que reinicia a cada renovação.)

### Como cada status entra nas métricas

Status e tipo de contrato do cadastro do cliente.

- **ativo + fee** → Cliente pagante: entra no MRR e na base de churn
- **onboarding** → Carteira vigente; ativo estrito quando o fee já é cobrado
- **pausado** → Carteira vigente, fora do ativo estrito
- **churn** → Fora do MRR; vale até a data de saída (`churn_date > contract_end_date > status_changed_at`)
- **pontual ou encerrado** → Fora de MRR e de churn; pontual equivalente à parte
- **isento ou a própria agência** → Fora de receita; dentro de contagens operacionais

### Definições

| Métrica | Definição |
|---|---|
| Cliente ativo pagante | cliente com status ativo e contrato recorrente (fee) no último dia do mês, sem pontual, isento e a própria agência |
| Carteira vigente | ativos, em onboarding e pausados no último dia do mês |
| MRR do cliente | soma das parcelas recorrentes da competência, líquidas de desconto, com ciclos semestrais e anuais divididos pelos meses do ciclo |
| MRR pontual equivalente | soma dos projetos pontuais faturados nos últimos 12 meses / 12, por cliente e mês, fora do MRR |
| Churn de MRR | MRR do mês anterior dos clientes que terminam o mês com MRR recorrente zero |
| Contração | MRR anterior - MRR atual, quando o atual é menor e maior que zero; inclui o churn parcial da planilha |
| GRR | (MRR inicial - contração - churn) / MRR inicial, só com os clientes da base inicial |
| NRR | (MRR inicial + expansão - contração - churn) / MRR inicial, sem novos e sem reativações |
| Receita por solução | faturamento de 12 meses por CNPJ rateado pela proporção do MRR de cada solução no contrato |

### Armadilhas

- **MRR alto por cadastro velho.** A soma do cadastro estava acima do valor real porque um contrato tinha mudado de escopo e o valor antigo continuava lá. Não era churn, era cadastro. Como evitar: Grave a foto mensal e confira o histórico de ajustes.
- **Cliente contado três vezes.** A consolidação de renovações juntava contrato de fee, soluções contratadas à parte e renovações manuais. Um cliente com fee e duas soluções aparecia três vezes. Como evitar: Conte clientes distintos, nunca linhas de contrato.
- **Coluna nova que não chegou.** Uma coluna criada no banco do portal não apareceu na Nekt depois de uma sincronização completa, porque a seleção de campos da fonte tinha sido gravada na configuração. Como evitar: Refaça a etapa de seleção de colunas da fonte e rode de novo.
- **Faturamento medido pelo estágio.** A marca de 'faturada' da venda mudava para 'paga' depois do pagamento. Medir faturamento por ela trazia só uma pequena fração das vendas cobradas. Como evitar: Faturado = tem cobrança, seja faturada ou paga.
- **Metade da receita sumiu no cruzamento.** O cruzamento de receita com entregas por cliente e mês usava junção interna. Mais da metade do dinheiro estava em meses sem entrega registrada e desapareceu sem aviso. Como evitar: Junção completa, com marcas de qual lado existe na linha.
- **Mesma cobrança em dois sistemas.** Uma cobrança aparecia no ERP de cobrança de uma unidade e no financeiro da outra. Somar as duas tabelas duplicava a receita. Como evitar: Uma fonte oficial por unidade de negócio, nunca a soma das duas.

### Teste de aceitação

- [ ] A contagem de clientes ativos pagantes e o MRR do mês batem com o cadastro de contratos na mesma data (diferença zero).
- [ ] Para cada cliente e mês, MRR anterior + novo + reativação + expansão - contração - churn = MRR atual.
- [ ] O faturamento de 12 meses alocado por cliente mais a lista de não mapeados soma o total de notas válidas do ERP.
- [ ] Nenhum cliente marcado como churn some dos meses anteriores à data de saída.
- [ ] GRR nunca passa de 100%.

### Context document

```text
Receita e carteira da agência
- Cliente ativo pagante = status ativo e contrato recorrente (fee). Fora: pontual, encerrado, isento e a conta da própria agência. 'Quantos clientes temos' responde esta definição.
- Carteira vigente = ativo + onboarding + pausado. Use só quando pedirem carteira.
- MRR = soma das parcelas recorrentes da competência. Pontual entra só como média de 12 meses / 12, em coluna separada. Verba de mídia repassada e conta e ordem não são receita.
- Movimento por cliente e mês: novo, reativação, expansão, contração, churn ou estável, pela diferença de MRR contra o mês anterior. Churn parcial é contração; troca de escopo não é churn.
- Cliente em churn vale no mês até a data de saída (churn, depois fim de contrato, depois mudança de status).
- Contrato e nota casam pelo CNPJ. O que não casar está na lista de não mapeados; não estime.
- Linhas de mês futuro são agenda, não receita.
- Queda de MRR sem mudança de contagem de clientes: confira o histórico de ajustes antes de chamar de churn.
Exceções por cliente:
- <cliente>: grupo com os CNPJs <lista>, consolidado como um cliente.
- <cliente>: contrato anual de <valor>, MRR = valor / 12.
```

### Variações

- **Base de clientes no gerenciador de tarefas:** Quando o cliente é uma tarefa principal numa lista (ClickUp), conte só tarefas sem tarefa pai, não arquivadas, pelo status da tarefa.
- **Contratos lidos por IA:** Contratos em PDF extraídos com IA para escopo, MRR e vigência, sempre conferidos contra a nota antes de entrar no MRR.
- **Receita por solução:** Rateie o faturamento de cada CNPJ pela proporção do MRR de cada solução no contrato, com uma linha 'sem detalhamento' para quem não tem divisão.