--- id: educacao/funil-comercial-crm-educacao industria: Educação uso: muito usado esforco: médio grao: Negócio (uma linha por oportunidade) e movimento de etapa --- # Funil de matrícula com forecast e meta Quantos interessados entraram, onde o funil perde e quanto vai fechar no mês, com cada número na data certa e o forecast batendo com a meta. ## Resumo executivo **Para quem:** Escolas, faculdades, cursos livres e empresas de educação corporativa que vendem matrícula ou curso por um time comercial no CRM. **O que resolve** - Leads e vendas deixam de brigar entre si: cada métrica usa a data certa, entrada ou fechamento. - A diretoria sabe em que etapa o funil perde mais e por quê. - O forecast do mês considera a qualificação e a perda histórica de cada etapa, e mostra se a meta fecha. **Por que importa:** Na educação a campanha de matrícula tem janela curta: descobrir no fim do mês que a meta não fecha é tarde demais. Um funil contado na data errada, com negócios duplicados ou com funis que não são de venda nova, leva a decisão errada sobre verba e time. E o mesmo funil alimenta o agente de IA que coordenadores e educadores consultam todo dia. **Perguntas de negócio que responde** - Quantos interessados entraram no funil neste mês, por unidade e por curso? - Vamos bater a meta de vendas deste mês? - Em qual etapa o funil perde mais negócios, e por qual motivo? - Qual o tempo médio entre a entrada do lead e a venda? - Quais negociações estão paradas na etapa de proposta há mais de uma semana? - Quantas negociações têm tarefa atrasada por vendedor? **O que você precisa** - CRM conectado na Nekt (negócios, funis, etapas, motivos de perda e, se houver, histórico de etapas e tarefas) - A lista de funis que são venda nova e a meta mensal da escola - A regra de qualificação usada no forecast (por exemplo, a nota do negócio) **O que você recebe** - Uma tabela por negócio com funil, etapa canônica, status, datas de entrada e fechamento, valor, motivo de perda e ciclo - Painel com leads, pipeline aberto, vendas, perdas por etapa e projeção da meta - Um agente de IA que responde sobre o funil sem chamar interessado de aluno matriculado - Relatório diário ou semanal por e-mail com novas negociações e pendências ## Detalhado ### O problema O CRM guarda uma linha por negócio com várias datas, e cada pergunta pede uma delas. Quem conta vendas pela data de criação ou leads pela data de fechamento entrega um funil que não fecha com o relatório do CRM. Somam-se a isso funis que não são venda nova, etapas com nome de matrícula que não são matrícula, negócios duplicados por junção com contatos e um forecast que trata todo negócio aberto como venda certa. ### Regras de negócio 1. **Cada métrica tem a sua data.** Leads no funil, pipeline aberto e distribuição por etapa usam a data de entrada (`created_at`, `add_time`). Vendas, receita, perdas, conversão e ciclo usam a data de fechamento (`closed_at`, `won_time`, `lost_time`). Converta tudo para America/Sao_Paulo antes de truncar o dia. (Evite: Contar as vendas do mês pelos negócios criados no mês.) 2. **Escopo de funis explícito.** Entram só os funis de venda nova. Funis de venda in company, lista de espera, renovação, CS, parcerias e eventos ficam fora do painel da diretoria. Guarde o tipo de funil como coluna na base e filtre na camada final, em vez de esconder o filtro. Confirme o funil real pelo uso: em um caso, o funil de vendas novas tinha nome de teste. (Evite: Somar todos os funis do CRM no mesmo painel.) 3. **Conte negócios distintos.** Negócio tem vários contatos, produtos e tarefas. Depois de qualquer junção, conte o id do negócio distinto. Contatos, tarefas e produtos se contam pelo próprio id. (Evite: Contar linhas depois de juntar negócios com contatos ou produtos.) 4. **Status do CRM define aberto e fechado.** Use o status nativo: ganho (`won`), perdido (`lost`), em andamento (`ongoing`) e pausado (`paused`). Fechados = ganhos + perdidos. Abertos = em andamento + pausados. Negócios excluídos (`deleted`) ficam fora; no Pipedrive, junte `deals` com `deals_archived` para não perder histórico. (Evite: Classificar ganho pelo nome da etapa.) 5. **Etapa de CRM não é matrícula.** Uma etapa ou campo chamado Matrícula realizada é classificação comercial. Matrícula oficial vem do sistema acadêmico. Contato do CRM pode ser mãe, pai ou responsável, não o aluno. Na resposta, fale em negociação, interessado e venda. (Evite: Responder quantos alunos foram matriculados contando negócios ganhos.) 6. **Perda por etapa é participação nas perdas.** Onde o funil perde = perdidos da etapa / total de perdidos do mês de fechamento. Não calcule taxa de perda dentro da etapa: só existe ganho na última etapa, então a taxa vira 100% em todas as outras. (Evite: Perdidos da etapa / negócios que passaram pela etapa.) 7. **Forecast pondera qualificação e perda da etapa.** Entram só negócios em andamento nas etapas de proposta e negociação. Valor ponderado = valor × probabilidade da qualificação × (1 - taxa de perda da etapa nos últimos 3 meses). A probabilidade de cada nota é regra da escola (por exemplo, 80%, 60% e 40%); notas sem regra entram como sem qualificação, não como 100%. (Evite: Somar o valor de todo o pipeline aberto como previsão do mês.) 8. **Pausado fica fora do forecast.** Negócio pausado conta como aberto no pipeline, mas não entra na previsão do mês. Aguardando pagamento também é etapa: em venda B2B, o fechamento pode levar cerca de 14 dias até o setor de compras do cliente pagar. (Evite: Pausados somados ao forecast.) 9. **Ciclo médio só sobre quem tem ciclo.** Ciclo médio = soma dos dias de ciclo / quantidade de ganhos com ciclo preenchido. O início do ciclo é a data de criação do card gravada por automação quando ela existir, porque a data nativa muda quando o negócio é duplicado ou recriado. (Evite: Dividir a soma dos dias por todos os ganhos, inclusive os sem data.) 10. **Etapas normalizadas num mapa canônico.** Nomes de etapa vêm com emoji, espaços e variações entre funis. Remova emoji e espaços e mapeie cada etapa de cada funil para uma fase canônica (lead, contato, qualificação, proposta, negociação, fechamento) por uma tabela de referência, não por regra repetida em cada consulta. (Evite: Comparar etapas pelo texto bruto entre funis diferentes.) ### Status e etapa: o que cada um conta Status nativo do negócio e fase canônica da etapa. - **status won** → Venda, na data de fechamento (`closed_at / won_time`) - **status lost** → Perda, na data de fechamento, com motivo (`lost_reason`) - **status ongoing** → Aberto, entra no forecast se estiver em proposta ou negociação (`ongoing`) - **status paused** → Aberto, fora do forecast (`paused`) - **Lead, MQL** → Topo: interessado que converteu em formulário ou conversa - **Contato, SAL** → Qualificação: perfil e condição de pagar confirmados - **Apresentação, Proposta, SQL** → Proposta enviada com ementa, valor e parcelamento - **Negociação** → Negociação de prazo e condição - **Fechamento** → Aprovado, aguardando pagamento - **Matrícula realizada (etapa ou campo)** → Classificação comercial, não matrícula oficial ### Definições | Métrica | Definição | |---|---| | Leads no funil | negócios distintos dos funis de venda nova com data de entrada no período | | Pipeline aberto | soma do valor dos negócios em andamento e pausados, por data de entrada | | Vendas realizadas | negócios distintos com status ganho e data de fechamento no período | | Receita de vendas | soma do valor dos negócios ganhos, por data de fechamento | | Taxa de conversão | ganhos / (ganhos + perdidos) com data de fechamento no mês | | Share de perda da etapa | perdidos da etapa / perdidos do mês de fechamento; soma 100% no mês | | Ciclo médio | soma dos dias entre entrada e ganho / ganhos com ciclo preenchido, por mês de fechamento | | Forecast ponderado | soma de valor x probabilidade da qualificação x (1 - perda da etapa nos últimos 3 meses), só em andamento nas etapas de proposta e negociação | | Projeção da meta | receita realizada no mês + forecast ponderado, comparada à meta mensal; ao lado, a projeção pelo ritmo diário | ### Armadilhas - **Funil com nome enganoso.** Numa escola, o funil de vendas novas usado por SDRs e closers se chamava como um funil de teste, e quem filtrou pelo nome esperado ficou sem nenhuma venda. Como evitar: Valide o escopo de funis com o time comercial e registre a lista no context document. - **Origem atual apaga o histórico.** Em CRMs como o Clint, o card guarda só a origem e o funil atuais. Perdidos são movidos para um funil de retomada e a entrada original some. Como evitar: Use o histórico de etapas (`deal_history`) para reconstruir a jornada e meça permanência por mediana, nunca soma nem média de médias. - **Tarefa aberta em negócio perdido.** Negócios perdidos continuavam com tarefas abertas e inflavam a lista de atrasos de cada vendedor. Como evitar: Tarefa atrasada = status aberto, prazo antes de hoje em America/Sao_Paulo e negócio ainda aberto; uma rotina semanal pode limpar as tarefas dos perdidos. - **Data em campo de texto.** Datas de prospecção e conexão vinham em campos personalizados como texto `YYYY-MM-DD HH:MM`, às vezes com hora de um dígito, e o parser estrito do Spark quebrava a carga. Como evitar: Use parse tolerante (no Spark, `timeParserPolicy` LEGACY) e trate texto inválido como nulo. - **Status do consultor não é conversão.** Num ERP comercial, o status do funil marcado pelo consultor dizia venda em leads que nunca viraram contrato. Como evitar: Convertido = existe venda efetiva originada do lead, não o status escolhido pelo vendedor. - **Tipo de cliente quase vazio.** O campo PJ ou PF do CRM estava preenchido em poucos negócios e Não informado virou a maior fatia. Como evitar: Use a resposta do questionário de qualificação como fallback, por e-mail do contato, e mostre quantos vieram do fallback. ### Teste de aceitação - [ ] Para um mês fechado, vendas e receita batem com o relatório nativo do CRM filtrado pelos mesmos funis e pela data de fechamento (diferença zero em quantidade). - [ ] A tabela final tem uma linha por negócio: total de linhas = total de ids distintos. - [ ] Em cada mês, a soma do share de perda das etapas é 100%. - [ ] Nenhum negócio pausado aparece no forecast, e o forecast ponderado é menor ou igual ao valor em andamento nas etapas de proposta e negociação. - [ ] Nenhum negócio de funil excluído (in company, lista de espera, renovação, CS, parcerias) aparece no painel da diretoria. ### Context document ```text Funil comercial de matrícula - Escopo: só os funis de venda nova . In company, lista de espera, renovação, CS, parcerias e eventos ficam fora do painel da diretoria. - Leads no funil, pipeline aberto e distribuição por etapa: data de entrada (created_at). Vendas, receita, perdas, conversão e ciclo: data de fechamento (closed_at). Fuso America/Sao_Paulo. - Status: won = venda, lost = perda, ongoing e paused = abertos. Pausados não entram no forecast. - Contar negócios com contagem distinta do id do negócio, nunca contagem de linhas depois de juntar contatos, produtos ou tarefas. - Etapa ou campo Matrícula realizada no CRM é classificação comercial, não matrícula oficial. Contato do CRM pode ser responsável, não aluno. - Perda por etapa = perdidos da etapa / perdidos do mês. Não usar taxa de perda dentro da etapa. - Forecast = valor x probabilidade da qualificação x (1 - perda da etapa nos últimos 3 meses), só negócios em andamento nas etapas de proposta e negociação. - Ciclo médio = soma dos dias / ganhos com ciclo preenchido. - Tarefa atrasada = status aberto e prazo antes de hoje em America/Sao_Paulo. - Declare a data da última carga em toda resposta com recorte de tempo. Nulo não é zero. Exceções por cliente: - : meta mensal de R$ ; probabilidade por nota: = %. - : o funil de venda nova real é , apesar do nome. - : venda B2B fica em Fechamento cerca de dias até o pagamento. ``` ### Variações - **SDR e unidades:** Funil SDR separado do funil de cada unidade ou segmento PJ e PF, com transferência do SDR para a unidade. - **Produtividade do time:** Conversas, mensagens e tarefas por vendedor, contando só operador humano nomeado; evento e nota não são conversa. - **Metas por origem:** Meta mensal por produto e origem vinda de planilha, comparada ao realizado do CRM.