Sistema acadêmico, cancelamentos e financeiro
Retrato mais recente, situação fechada, valor da tabela de cancelamentos
Evasão, rematrícula, valor perdido e retenção por safra
Painel pedagógico, painel financeiro e agente de IA
O que resolve
- Evasão, cancelamento, não rematrícula e transferência viram categorias separadas, contadas no retrato certo.
- Valor cancelado, reembolso e receita perdida saem de uma fonte só, sem dar zero nem dobrar.
- A retenção por safra e o LTV mostram se os alunos estão saindo cada vez mais cedo.
Perguntas de negócio que responde
Faça estas perguntas ao seu agente quando o caso estiver pronto.
O que você precisa
- Sistema acadêmico conectado na Nekt com a situação do aluno por período letivo, de preferência em retratos datados
- Tabela de cancelamentos ou desistentes com motivo, e o financeiro se quiser valor perdido
- A lista de situações da escola: o que é vigente, evadido, cancelado e transferido
O que você recebe
- Uma tabela por aluno e período com situação no retrato mais recente, motivo, faixa etária e serviço
- Painel de evasão e rematrícula por unidade, com comparação entre semestres
- Tabela de cancelamentos com valor cancelado, multa e reembolso, e retenção por safra com LTV
- Um agente de IA que responde sobre desistências sem inventar a data da saída
Onde ativar
Vigentes, desistentes, motivos e faixa etária por unidade e serviço, no retrato mais recente.
Coordenadores perguntam sobre desistências e transferências e recebem a data de registro declarada.
Lista semanal de cancelamentos e não rematrículas por unidade para a coordenação agir antes do fim da campanha.
A regra de retrato e a lista de situações resolvem a maior parte. Valor perdido e LTV exigem o financeiro. O detalhado traz as regras de negócio, as armadilhas e o teste de aceitação. Ou mande tudo direto para o seu agente com o MCP da Nekt.
O sistema acadêmico entrega retratos repetidos do mesmo aluno, um por carga, e a fonte de desistentes registra quando a informação foi cadastrada, não quando o aluno parou. No financeiro, o cancelamento entra como linha negativa e a venda cancelada some do líquido. Quem não trata isso conta alunos em dobro, data a evasão no dia errado e responde que o valor cancelado é zero.
Como costuma ser feito, e a regra
Cada linha é um erro que já aconteceu na prática.
A tabela de matrículas guarda um retrato por data de carga. Conte cada aluno no retrato mais recente do período letivo, ou na data de retrato pedida. Comparações entre semestres usam o mesmo ponto da campanha em cada um. A data do retrato pode vir em formatos mistos (com e sem hora): converta com parse tolerante.
Ativo na data D = início antes ou em D e (fim depois de D ou fim vazio). Em programas com prazo, some a condição de conclusão prevista depois de D. Retenção entre dois anos = ativos na data do ano 1 que seguem ativos na mesma data do ano 2.
Evasão (o aluno deixou de frequentar) e cancelamento (o contrato foi encerrado) são situações do acadêmico. Não rematrícula é o aluno vigente no período anterior que não aparece no novo. Transferência é troca de nível, turma ou serviço do mesmo RA no mesmo período: não é saída.
A fonte de desistentes guarda o momento em que a informação foi cadastrada ou alterada. Use essa data como data de registro e diga isso na resposta; a data real em que o aluno parou não está na fonte.
Na tabela de vendas, o cancelamento entra como linha negativa e o líquido de um contrato cancelado é zero. Quanto foi cancelado sai da tabela de cancelamentos, no valor bruto da venda cancelada. Nunca some as duas.
Cancelamento sem processo formal não tem multa, estorno nem reembolso registrados: esses campos ficam nulos. Ao somar, diga sobre quantos contratos está falando ou filtre os que têm processo. Use o reembolso total, não as parciais.
MRR = soma das parcelas por mês de vencimento, só da categoria recorrente, sem títulos cancelados (inclusive os pagos e depois cancelados) e sem comissões. Ingresso, patrocínio e evento saem do MRR, do churn e do LTV, mesmo quando foram emitidos com o mesmo tipo de documento da mensalidade.
Cancelamento é o negócio perdido no funil de CS do produto. Renovação perdida não conta por si: o churn fica no card do produto. Deduplique por pessoa + mês + produto e exclua teste grátis.
Quando o contrato é cancelado, as parcelas futuras nunca chegam a ser geradas no financeiro. O saldo perdido sai do campo de parcela no formato NNN/TTT (parcela atual de total), não da soma do que existe.
Classifique pelo tempo de casa: early abaixo de 1 mês, precoce de 1 a 3 meses, maduro a partir de 3. Comparar com o tempo de vida esperado do cohort classificava quase todo churn como precoce e não discriminava nada.
Situação do aluno: o que conta
No retrato mais recente do período letivo.
Definições
Armadilhas que já aconteceram
Perguntaram quanto foi cancelado e o agente somou a tabela de vendas, em que cada cancelamento anula a venda: a resposta foi zero.
Aponte o agente para a tabela de cancelamentos no context document.
Os cortes de faixa etária estavam num cadastro e também numa regra fixa dentro da tabela de leads; editar o cadastro não mudava faixa nenhuma, e dois painéis usavam faixas diferentes.
Uma tabela de faixas com ordem e cortes, lida por todas as consultas.
A data de cadastro do bolsista foi usada como data de concessão da bolsa, e o desconto aparecia em semestres em que não existia.
Cruze bolsa e matrícula pelo RA e pela mesma data de retrato; a data do retrato não é a de concessão.
Um cancelamento em lote marcou parcelas já vencidas como canceladas, e o último mês de MRR do cliente sumiu.
Para achar o último mês de receita antes da perda, considere também as parcelas canceladas.
Safras dos últimos meses apareciam com retenção alta em 60 e 90 dias porque esses meses ainda não tinham passado.
Marque se a janela está completa e compare só safras com a mesma janela fechada.
Na Hotmart não existe data do reembolso, e o reembolso caía em meses diferentes conforme a consulta.
Conte o reembolso no mês da venda e declare a regra.
Teste de aceitação
O caso está pronto quando todos os itens passam.
- Para um período letivo, vigentes + desistentes no retrato mais recente batem com o relatório de situação do sistema acadêmico na mesma data.
- Nenhum RA aparece mais de uma vez por período letivo na tabela final.
- O valor cancelado do ano é maior que zero e igual à soma da tabela de cancelamentos, não à soma da venda líquida.
- A soma do reembolso informa sobre quantos contratos com processo formal foi calculada, e contratos sem processo ficam nulos.
- Nenhum título de evento, ingresso ou patrocínio entra no MRR, no churn ou no LTV.
Pacote para o agente
Cole no Claude, ChatGPT ou outro cliente com o MCP da Nekt conectado.
Evasão, cancelamento e retenção - Fonte oficial de situação do aluno: sistema acadêmico. Contar alunos distintos pelo RA, como texto, com zeros à esquerda. - Nunca misturar retratos (snapshots): usar o mais recente do período letivo ou a data de retrato pedida. - Vigentes = nova matrícula + rematrícula. Desistentes = evadido + cancelado. Não rematrícula = vigente no período anterior e ausente no novo. Transferência de nível ou serviço não é saída. - A fonte de desistentes registra a data do cadastro da informação, não a data real da desistência. Diga isso na resposta. - Quanto foi cancelado: tabela de cancelamentos, valor bruto. Nunca somar a tabela de vendas, em que cancelamento é linha negativa e o líquido dá zero. - Cancelamento sem processo formal: multa e reembolso são nulos, não zero. Informar a base. Usar reembolso total. - MRR: parcelas da categoria recorrente por mês de vencimento, sem canceladas e sem comissões. Eventos, ingressos e patrocínio fora de MRR, churn e LTV. - Churn: negócio perdido no funil do produto; renovação perdida não conta por si; um por pessoa, mês e produto. - Maturidade do churn: early abaixo de 1 mês, precoce de 1 a 3, maduro a partir de 3. - Nulo não é zero. Declare a data da última carga. Exceções por cliente: - <cliente>: a unidade <nome no sistema> é a unidade <nome institucional>. - <cliente>: períodos <lista> ficam fora das comparações entre semestres. - <cliente>: serviço derivado do nível: <nível> = <serviço>; os demais = <serviço padrão>.
Construa no meu workspace Nekt o caso "Evasão e retenção de alunos" seguindo as regras em https://academy.nekt.com/industrias/educacao/evasao-cancelamento-retencao-aluno.md. 1) Encontre as tabelas de origem e confirme as colunas usadas pelas regras. 2) Crie uma transformação no grão indicado aplicando todas as regras. 3) Rode o teste de aceitação e me mostre o resultado de cada item. 4) Crie o context document do caso no workspace, com as exceções dos meus clientes em aberto para eu preencher.
Variações
NRR e GRR sobre o MRR do início do mês, com expansão e contração por cliente e produto.
Cancelamento por contrato com multa, crédito e reembolso, e situação operacional do programa (embarcou, em curso, concluiu).
Ativos por data e retenção de participantes entre anos letivos, por núcleo ou capítulo.