CRM: negócios, funis, etapas, motivos de perda e tarefas
Entrada por data de criação, venda e perda por data de fechamento
Funil, perdas por etapa, ciclo e forecast contra a meta
Painel da diretoria, agente de IA e relatório por e-mail
O que resolve
- Leads e vendas deixam de brigar entre si: cada métrica usa a data certa, entrada ou fechamento.
- A diretoria sabe em que etapa o funil perde mais e por quê.
- O forecast do mês considera a qualificação e a perda histórica de cada etapa, e mostra se a meta fecha.
Perguntas de negócio que responde
Faça estas perguntas ao seu agente quando o caso estiver pronto.
O que você precisa
- CRM conectado na Nekt (negócios, funis, etapas, motivos de perda e, se houver, histórico de etapas e tarefas)
- A lista de funis que são venda nova e a meta mensal da escola
- A regra de qualificação usada no forecast (por exemplo, a nota do negócio)
O que você recebe
- Uma tabela por negócio com funil, etapa canônica, status, datas de entrada e fechamento, valor, motivo de perda e ciclo
- Painel com leads, pipeline aberto, vendas, perdas por etapa e projeção da meta
- Um agente de IA que responde sobre o funil sem chamar interessado de aluno matriculado
- Relatório diário ou semanal por e-mail com novas negociações e pendências
Onde ativar
Leads, pipeline, vendas, perdas por etapa e projeção da meta, com a data de cada métrica explícita.
Coordenadores perguntam sobre interessados e negociações e recebem a resposta sem confundir negócio com matrícula.
Novas negociações do dia anterior por funil e semana de domingo a sábado em America/Sao_Paulo.
Uma fonte, mas exige decidir escopo de funis, mapa de etapas e regra de forecast com a escola. O detalhado traz as regras de negócio, as armadilhas e o teste de aceitação. Ou mande tudo direto para o seu agente com o MCP da Nekt.
O CRM guarda uma linha por negócio com várias datas, e cada pergunta pede uma delas. Quem conta vendas pela data de criação ou leads pela data de fechamento entrega um funil que não fecha com o relatório do CRM. Somam-se a isso funis que não são venda nova, etapas com nome de matrícula que não são matrícula, negócios duplicados por junção com contatos e um forecast que trata todo negócio aberto como venda certa.
Como costuma ser feito, e a regra
Cada linha é um erro que já aconteceu na prática.
Leads no funil, pipeline aberto e distribuição por etapa usam a data de entrada (`created_at`, `add_time`). Vendas, receita, perdas, conversão e ciclo usam a data de fechamento (`closed_at`, `won_time`, `lost_time`). Converta tudo para America/Sao_Paulo antes de truncar o dia.
Entram só os funis de venda nova. Funis de venda in company, lista de espera, renovação, CS, parcerias e eventos ficam fora do painel da diretoria. Guarde o tipo de funil como coluna na base e filtre na camada final, em vez de esconder o filtro. Confirme o funil real pelo uso: em um caso, o funil de vendas novas tinha nome de teste.
Negócio tem vários contatos, produtos e tarefas. Depois de qualquer junção, conte o id do negócio distinto. Contatos, tarefas e produtos se contam pelo próprio id.
Use o status nativo: ganho (`won`), perdido (`lost`), em andamento (`ongoing`) e pausado (`paused`). Fechados = ganhos + perdidos. Abertos = em andamento + pausados. Negócios excluídos (`deleted`) ficam fora; no Pipedrive, junte `deals` com `deals_archived` para não perder histórico.
Uma etapa ou campo chamado Matrícula realizada é classificação comercial. Matrícula oficial vem do sistema acadêmico. Contato do CRM pode ser mãe, pai ou responsável, não o aluno. Na resposta, fale em negociação, interessado e venda.
Onde o funil perde = perdidos da etapa / total de perdidos do mês de fechamento. Não calcule taxa de perda dentro da etapa: só existe ganho na última etapa, então a taxa vira 100% em todas as outras.
Entram só negócios em andamento nas etapas de proposta e negociação. Valor ponderado = valor × probabilidade da qualificação × (1 - taxa de perda da etapa nos últimos 3 meses). A probabilidade de cada nota é regra da escola (por exemplo, 80%, 60% e 40%); notas sem regra entram como sem qualificação, não como 100%.
Negócio pausado conta como aberto no pipeline, mas não entra na previsão do mês. Aguardando pagamento também é etapa: em venda B2B, o fechamento pode levar cerca de 14 dias até o setor de compras do cliente pagar.
Ciclo médio = soma dos dias de ciclo / quantidade de ganhos com ciclo preenchido. O início do ciclo é a data de criação do card gravada por automação quando ela existir, porque a data nativa muda quando o negócio é duplicado ou recriado.
Nomes de etapa vêm com emoji, espaços e variações entre funis. Remova emoji e espaços e mapeie cada etapa de cada funil para uma fase canônica (lead, contato, qualificação, proposta, negociação, fechamento) por uma tabela de referência, não por regra repetida em cada consulta.
Status e etapa: o que cada um conta
Status nativo do negócio e fase canônica da etapa.
Definições
Armadilhas que já aconteceram
Numa escola, o funil de vendas novas usado por SDRs e closers se chamava como um funil de teste, e quem filtrou pelo nome esperado ficou sem nenhuma venda.
Valide o escopo de funis com o time comercial e registre a lista no context document.
Em CRMs como o Clint, o card guarda só a origem e o funil atuais. Perdidos são movidos para um funil de retomada e a entrada original some.
Use o histórico de etapas (`deal_history`) para reconstruir a jornada e meça permanência por mediana, nunca soma nem média de médias.
Negócios perdidos continuavam com tarefas abertas e inflavam a lista de atrasos de cada vendedor.
Tarefa atrasada = status aberto, prazo antes de hoje em America/Sao_Paulo e negócio ainda aberto; uma rotina semanal pode limpar as tarefas dos perdidos.
Datas de prospecção e conexão vinham em campos personalizados como texto `YYYY-MM-DD HH:MM`, às vezes com hora de um dígito, e o parser estrito do Spark quebrava a carga.
Use parse tolerante (no Spark, `timeParserPolicy` LEGACY) e trate texto inválido como nulo.
Num ERP comercial, o status do funil marcado pelo consultor dizia venda em leads que nunca viraram contrato.
Convertido = existe venda efetiva originada do lead, não o status escolhido pelo vendedor.
O campo PJ ou PF do CRM estava preenchido em poucos negócios e Não informado virou a maior fatia.
Use a resposta do questionário de qualificação como fallback, por e-mail do contato, e mostre quantos vieram do fallback.
Teste de aceitação
O caso está pronto quando todos os itens passam.
- Para um mês fechado, vendas e receita batem com o relatório nativo do CRM filtrado pelos mesmos funis e pela data de fechamento (diferença zero em quantidade).
- A tabela final tem uma linha por negócio: total de linhas = total de ids distintos.
- Em cada mês, a soma do share de perda das etapas é 100%.
- Nenhum negócio pausado aparece no forecast, e o forecast ponderado é menor ou igual ao valor em andamento nas etapas de proposta e negociação.
- Nenhum negócio de funil excluído (in company, lista de espera, renovação, CS, parcerias) aparece no painel da diretoria.
Pacote para o agente
Cole no Claude, ChatGPT ou outro cliente com o MCP da Nekt conectado.
Funil comercial de matrícula - Escopo: só os funis de venda nova <lista de funis>. In company, lista de espera, renovação, CS, parcerias e eventos ficam fora do painel da diretoria. - Leads no funil, pipeline aberto e distribuição por etapa: data de entrada (created_at). Vendas, receita, perdas, conversão e ciclo: data de fechamento (closed_at). Fuso America/Sao_Paulo. - Status: won = venda, lost = perda, ongoing e paused = abertos. Pausados não entram no forecast. - Contar negócios com contagem distinta do id do negócio, nunca contagem de linhas depois de juntar contatos, produtos ou tarefas. - Etapa ou campo Matrícula realizada no CRM é classificação comercial, não matrícula oficial. Contato do CRM pode ser responsável, não aluno. - Perda por etapa = perdidos da etapa / perdidos do mês. Não usar taxa de perda dentro da etapa. - Forecast = valor x probabilidade da qualificação x (1 - perda da etapa nos últimos 3 meses), só negócios em andamento nas etapas de proposta e negociação. - Ciclo médio = soma dos dias / ganhos com ciclo preenchido. - Tarefa atrasada = status aberto e prazo antes de hoje em America/Sao_Paulo. - Declare a data da última carga em toda resposta com recorte de tempo. Nulo não é zero. Exceções por cliente: - <cliente>: meta mensal de R$ <valor>; probabilidade por nota: <nota> = <x>%. - <cliente>: o funil de venda nova real é <nome do funil>, apesar do nome. - <cliente>: venda B2B fica em Fechamento cerca de <n> dias até o pagamento.
Construa no meu workspace Nekt o caso "Funil de matrícula com forecast e meta" seguindo as regras em https://academy.nekt.com/industrias/educacao/funil-comercial-crm-educacao.md. 1) Encontre as tabelas de origem e confirme as colunas usadas pelas regras. 2) Crie uma transformação no grão indicado aplicando todas as regras. 3) Rode o teste de aceitação e me mostre o resultado de cada item. 4) Crie o context document do caso no workspace, com as exceções dos meus clientes em aberto para eu preencher.
Variações
Funil SDR separado do funil de cada unidade ou segmento PJ e PF, com transferência do SDR para a unidade.
Conversas, mensagens e tarefas por vendedor, contando só operador humano nomeado; evento e nota não são conversa.
Meta mensal por produto e origem vinda de planilha, comparada ao realizado do CRM.