Leads, negócios e histórico de etapas do CRM
Negócio ligado ao lead de origem e etapas agrupadas em marcos
Dias entre marcos, conversão e SLA por fase
Painel comercial, alerta de card parado e agente de IA
O que resolve
- A diretoria vê a jornada completa do lead até o contrato, mesmo com lead e negócio em entidades separadas no CRM.
- Cada fase do administrativo tem um prazo e o painel mostra quem está atrasado e há quanto tempo.
- Card parado vira alerta para o corretor antes de o cliente esfriar.
Perguntas de negócio que responde
Faça estas perguntas ao seu agente quando o caso estiver pronto.
O que você precisa
- CRM conectado com o histórico de etapas de leads e negócios (no Bitrix24, lead_stage_history e deal_stage_history)
- O mapa de cada etapa do CRM para uma macroetapa da jornada, aprovado pela gerência
- O prazo de cada fase do pós-venda, combinado com o administrativo
O que você recebe
- Uma tabela por lead com a data de cada marco e os dias entre eles
- Uma tabela de eventos de etapa com tempo na etapa, equipe, corretor e fonte
- Painel de SLA do pós-venda com status atrasado ou dentro do prazo
- Um agente de IA que responde sobre ciclo e gargalos com a regra certa
Onde ativar
Funil de marcos por coorte, dias entre marcos por equipe e fonte, e a fila do administrativo com o atraso de cada fase.
Responde quanto tempo leva, onde cada equipe perde e quem está atrasado, com a regra de marco e de coorte já aplicada.
Lista diária por corretor dos cards que passaram do limite da etapa e, para o administrativo, das fases que estouraram o prazo.
O histórico de etapas resolve a maior parte. O trabalho está em ligar o negócio ao lead de origem e em fechar o mapa de etapas com a gerência. O detalhado traz as regras de negócio, as armadilhas e o teste de aceitação. Ou mande tudo direto para o seu agente com o MCP da Nekt.
No CRM imobiliário a jornada começa num lead e termina num negócio, e os dois só guardam a etapa atual. Muitos negócios nascem sem o id do lead, então a jornada se parte ao meio e o tempo até o contrato some. Quem mede pelo campo de última atualização zera o relógio a cada edição, e quem trata lead ganho como venda reporta contratos que nunca foram assinados.
Como costuma ser feito, e a regra
Cada linha é um erro que já aconteceu na prática.
O lead_id do negócio vem vazio com frequência. Resolva em três níveis, nesta ordem: 1) lead_id direto do negócio; 2) o primeiro lead do mesmo contact_id criado antes do negócio; 3) lead com o mesmo nome normalizado do contato, criado até 730 dias antes do negócio, ficando com o mais recente. Guarde uma coluna dizendo se o vínculo foi recuperado, para medir a qualidade.
Mapeie cada status do lead e cada etapa do negócio para uma macroetapa numerada (qualificação, contato, visita, proposta, ganho, proposta aceita, contrato, assinatura, contrato assinado). A data do marco é a menor data de entrada no histórico em qualquer etapa daquela macroetapa. Ordene sempre pelo número da macroetapa, nunca pelo nome.
No lead, ganho (CONVERTED no Bitrix24) significa que virou negócio. Contrato assinado é uma etapa do negócio, depois de proposta aceita, confecção e assinatura. Taxa de fechamento usa contrato assinado sobre leads; taxa de conversão em negócio usa ganho do lead sobre leads.
A jornada é lida pela data de qualificação do lead: os leads de março e até onde cada um chegou. O tempo entre dois marcos só existe quando as duas datas existem; jornadas incompletas ficam fora da média, não entram como zero. Para produção do mês (quantas visitas aconteceram em março), use a tabela de eventos pela data do evento, e nunca misture as duas leituras no mesmo gráfico.
No evento de etapa, tempo na etapa é a próxima entrada menos a entrada atual. A etapa em que o negócio está hoje é medida até a data atual, e por isso a média dela cresce todo dia. Mostre a duração de etapas concluídas separada da idade de quem ainda está na etapa.
A data de entrada na etapa atual sai do histórico de etapas. Campos de data por fase preenchidos por automação servem como apoio, conferidos contra o histórico. A data de última atualização do negócio nunca serve: qualquer edição de campo muda essa data.
O pipeline administrativo (validação de dados, minuta, assinatura do contrato de compra e venda, financiamento, escritura, ITBI e registro) tem prazos muito diferentes. Um exemplo real: validação de dados em até 1 dia, validação do analista em até 2 horas, confecção da minuta em até 8 horas, minuta em análise das partes em até 2 dias, assinatura do CCV em até 1 dia, assinatura do financiamento em até 90 dias, escritura e registro em até 30 dias cada, averbação de venda à vista em até 45 dias. Fases que dependem só de terceiros podem ficar sem prazo. Mostre o status (atrasado ou dentro do prazo) e quanto passou do prazo.
O Bitrix24 grava datas no fuso do servidor. Converta para America/Sao_Paulo antes de cortar o dia e antes de calcular prazos em horas. Numa fase com prazo de 2 horas, um fuso errado põe tudo como atrasado.
Parado é negócio aberto com dias na etapa atual acima do limite daquela etapa. Use o limite configurado no CRM quando existir (o Imobzi guarda stagnant_days por etapa do pipeline) e um padrão declarado quando estiver vazio (por exemplo, 14 dias). Ganho e perdido nunca entram no alerta.
Tabelas resumidas por equipe ou fonte guardam a média já calculada. Ao juntar várias equipes, calcule a média ponderada a partir dos eventos ou das jornadas individuais. Média de médias distorce quando as equipes têm volumes diferentes.
Marcos da jornada
Exemplo com Bitrix24: status do lead e etapas do pipeline de venda agrupados em macroetapas numeradas.
Definições
Armadilhas que já aconteceram
Etapas puladas ou registradas depois do fato fizeram mais leads chegarem à proposta do que à visita.
Declare a regra: ou marque como passada a etapa pulada, ou aceite e explique taxas acima de 100% sem cortar o número.
Os dias até a primeira visita eram calculados com a data de última atualização, e qualquer edição no negócio mudava o resultado.
Use a entrada na etapa pelo histórico.
Negócios criados direto pelo corretor vinham sem lead_id e a jornada parava no ganho do lead.
Recupere o lead pelo contato e pelo nome, e meça quantos vínculos foram recuperados.
A média de dias na etapa subia todo mês porque os negócios abertos entravam medidos até hoje.
Separe duração de etapas concluídas da idade das etapas abertas.
A última etapa antes da perda era lida como motivo, e dois campos de motivo com listas diferentes conviviam.
Use a etapa para saber onde perdeu e o motivo consolidado para saber por quê.
Empreendimentos com financiamento direto ou ainda em lançamento entravam no SLA de repasse e derrubavam o indicador.
Calcule o SLA de repasse só nos empreendimentos com carteira de repasse bancário ativa.
Teste de aceitação
O caso está pronto quando todos os itens passam.
- Para uma coorte de leads fechada, a quantidade em cada marco bate com uma contagem manual no CRM das entradas em cada etapa (diferença abaixo de 2%).
- Todo negócio do pipeline de venda tem lead de origem ou a marca de sem vínculo, e a parcela recuperada pela cascata é reportada.
- Nenhum lead aparece com contrato assinado sem ter passado pelo ganho do lead ou pela etapa de negócio correspondente.
- Para um negócio do pós-venda escolhido, a fase atual, a data de entrada e o status de SLA batem com o que o administrativo vê no CRM.
- A soma dos tempos das etapas concluídas de um negócio é igual à data de saída da última menos a entrada da primeira.
Pacote para o agente
Cole no Claude, ChatGPT ou outro cliente com o MCP da Nekt conectado.
Jornada do lead até o contrato - A jornada vai do lead ao negócio. O negócio é ligado ao lead de origem em cascata: lead_id direto, depois o primeiro lead do mesmo contato criado antes do negócio, depois lead com o mesmo nome em até 730 dias. A coluna lead_origem_recuperada diz se o vínculo veio da cascata. - Marco = primeira entrada na macroetapa pelo histórico de etapas. Ordem: 1 qualificação, 2 em contato, 3 visita, 4 proposta, 5 ganho do lead, 6 proposta aceita, 7 contrato, 8 contrato assinado. Ordene pelo número, nunca pelo nome. - Ganho do lead (CONVERTED) significa que virou negócio. Contrato assinado é etapa do negócio. Nunca chame lead ganho de venda. - Coorte pela data de qualificação do lead. Produção do mês pela data do evento. Não misture as duas. - Dias entre marcos só quando as duas datas existem. Jornada incompleta fica fora da média. - Etapa atual de negócio aberto é medida até hoje: é idade, não duração. Responda as duas separadas. - Média de várias equipes ou fontes: recalcule a partir das linhas de detalhe, não faça média de médias. - Datas do CRM convertidas para America/Sao_Paulo antes de cortar dia ou calcular horas. - SLA do pós-venda: cada fase tem prazo próprio (tabela de prazos por fase). Atrasado quando o tempo na fase passa do prazo. - Card parado: negócio aberto acima do limite de dias da etapa; padrão de <dias> quando a etapa não tem limite. - Taxa com denominador zero retorna nulo. Exceções por cliente: - <cliente>: a data oficial do contrato assinado é o campo <campo> a partir de <data>; antes disso, a primeira entrada na etapa assinado. - <cliente>: SLA de repasse calculado só nos empreendimentos <lista>, com teto de <dias> dias.
Construa no meu workspace Nekt o caso "Jornada do lead até o contrato" seguindo as regras em https://academy.nekt.com/industrias/imobiliario/jornada-lead-contrato.md. 1) Encontre as tabelas de origem e confirme as colunas usadas pelas regras. 2) Crie uma transformação no grão indicado aplicando todas as regras. 3) Rode o teste de aceitação e me mostre o resultado de cada item. 4) Crie o context document do caso no workspace, com as exceções dos meus clientes em aberto para eu preencher.
Variações
Do contrato ao dinheiro do banco: SLA em dias entre a data da venda do repasse e a entrada na etapa de recebimento do valor financiado, com teto de 60 dias, só para empreendimentos com carteira de repasse.
Vista: etapa do negócio e visitas concluídas na agenda. Imobzi: etapa e data de entrada do negócio, com stagnant_days por etapa. Sem histórico nativo, grave uma foto diária dos negócios desde já.
Mesmo método para o imóvel que entra na carteira de administração: contrato fechado, vistoria, ajustes, imóvel ativo, com os dias entre cada marco.