Lançamentos, categorias e centros de custo do ERP
De-para para o plano gerencial, sinal, rateio e status
DRE mensal com margens e EBITDA
Fechamento, orçado x realizado e agente de IA
O que resolve
- A DRE do mês sai sozinha e bate com o número que o financeiro apresenta.
- Cada real lançado no ERP cai em uma linha gerencial, e o que não tem classificação aparece em vez de sumir.
- Competência e caixa param de se misturar no mesmo relatório.
Perguntas de negócio que responde
Faça estas perguntas ao seu agente quando o caso estiver pronto.
O que você precisa
- ERP financeiro conectado na Nekt (lançamentos, categorias e centros de custo)
- O plano gerencial do financeiro e o de-para de cada categoria do ERP para uma linha da DRE
- Um mês fechado de referência para validar o número
O que você recebe
- Uma tabela por lançamento e rateio já classificada na linha gerencial
- A DRE mensal com margens, EBITDA e comparativo com o mês anterior e o orçado
- Uma lista de pendências com o que ainda não tem de-para
- Um agente de IA que responde sobre resultado com a régua do financeiro
Onde ativar
DRE mensal com comparativo e a lista de pendências de classificação antes de fechar.
Responde sobre resultado e margens usando só meses fechados e a régua do financeiro.
Aviso quando aparece lançamento em Não classificado ou quando uma linha foge do orçado acima do limite.
As regras são conhecidas, mas o de-para do plano de contas precisa ser feito uma vez com o financeiro e validado contra um mês fechado. O detalhado traz as regras de negócio, as armadilhas e o teste de aceitação. Ou mande tudo direto para o seu agente com o MCP da Nekt.
O ERP traz lançamentos com categoria, natureza e status, mas não traz a DRE que a diretoria usa. Quem soma por categoria do ERP mistura competência com caixa, conta cancelamento e substituição de título como despesa, multiplica valores ao abrir o rateio e trata transferência entre contas como resultado. O mês fecha com uma margem diferente da que o financeiro apresenta, e ninguém sabe qual está certa.
Como costuma ser feito, e a regra
Cada linha é um erro que já aconteceu na prática.
A DRE usa a data de competência do lançamento (ou a data de emissão do título). O fluxo de caixa usa a data da baixa efetiva. São duas tabelas e duas perguntas diferentes, que nunca se somam. Se o ERP não traz competência confiável, escolha qual data substitui (emissão ou vencimento), escreva a escolha no context document e mantenha o critério em todos os meses.
Cada categoria do ERP aponta para uma linha gerencial (receita bruta, deduções, custos, despesas variáveis, despesas operacionais, resultado financeiro) numa tabela de de-para mantida pelo financeiro, em geral uma planilha conectada. A estrutura de DRE configurada dentro do ERP costuma estar desatualizada ou nunca ter sido usada. Quando existe uma DRE oficial feita pela controladoria ou por uma consultoria, a automação reproduz esse número e não cria critério novo.
Categoria nova ou sem de-para cai numa linha de Não classificado, visível na DRE, e vai para uma lista de pendências com valor e descrição. A transformação não falha nem descarta o lançamento. A meta é a linha zerada no fechamento.
Receita positiva, custo e despesa negativos, aplicados a partir da natureza do lançamento (no Omie, R soma e P subtrai). Se a coluna já vem com sinal, não inverta de novo. O resultado do mês é a soma de todas as linhas da competência.
Um lançamento pode ser distribuído entre várias categorias e centros de custo. Gere uma linha por rateio com valor = valor do lançamento x percentual / 100; percentual nulo vale 100%. A soma das linhas de rateio tem que voltar ao valor do lançamento. Abrir a lista de categorias sem usar o percentual repete o valor inteiro em cada linha.
Cancelado sai. Título renegociado que o ERP zera e substitui por parcelas novas sai, e entram as novas. Em despesas, o realizado é o valor pago, não o valor total do título. Movimentos de título como substituição, cancelamento e reparcelamento não são custo: só pagamento e adiantamento entram. Somar todos os tipos de operação inflou contas pagas entre 30% e 50% em casos reais.
Transferência entre contas próprias, aplicação e resgate, aporte de sócio, empréstimo tomado ou pago, adiantamento e pagamento da fatura do cartão corporativo mudam o caixa, mas não são receita nem despesa. Ficam fora da DRE e entram só no fluxo de caixa. Movimentos entre banco e investimento devem ser calculados por lançamento, para que os dois lados se anulem.
Defina qual sistema é a fonte da receita: o ERP, o billing ou a nota fiscal. Gateway e plataforma de pagamento são canais de recebimento e entram só como conferência. Somar o faturamento do ERP com os pagamentos do gateway conta a mesma venda duas vezes.
No varejo e na indústria, o CMV é o custo dos itens vendidos no mês (quantidade vendida x custo do item), não as compras do mês, que vão para estoque. Em serviços, o custo do serviço prestado segue a competência do serviço. Taxas de meio de pagamento, comissões e frete são despesas variáveis e ficam entre a margem bruta e a margem de contribuição.
Cada mês tem uma marca de fechado, preenchida quando o financeiro conclui o fechamento. Análises de realizado, comparação e board usam só meses fechados; o mês aberto vem parcial e é rotulado como provisório. Depois de fechado, o mês é gravado numa versão que não é recalculada, e ajustes descobertos depois entram no mês em que foram descobertos.
A estrutura da DRE gerencial
Cada categoria do ERP aponta para uma destas linhas pelo de-para do financeiro.
Definições
Armadilhas que já aconteceram
A estrutura de DRE configurada no ERP tinha a linha de custo médio marcada para não aparecer e as compras ligadas à linha de custo. Exibir as duas contaria o custo duas vezes.
Reproduza a DRE oficial do financeiro e trate a do ERP só como referência.
Lançamentos com três ou quatro categorias foram abertos sem o percentual de rateio, e cada categoria recebeu o valor cheio do lançamento.
Use o percentual de rateio e teste que a soma das linhas volta ao valor do lançamento.
As baixas de substituição e cancelamento de título foram somadas como pagamento, e o custo pago por centro de custo ficou entre 30% e 50% acima do relatório do ERP.
Conte só pagamento e adiantamento como despesa paga.
O faturamento vinha de um sistema e os pagamentos do gateway foram somados a ele, como se fossem outra receita.
Declare a fonte oficial da receita e use o gateway só para conferir.
O custo do serviço é lançado depois do mês em que o serviço aconteceu, e por cerca de 30 dias a DRE do mês corrente mostrava custo baixo e margem alta.
Marque o mês como provisório até o fechamento e compare só meses fechados.
Os totais de imposto vêm no nível da nota fiscal. Ao trabalhar no grão de item, o total da nota se repetiu em cada item e inflou as deduções.
Some valores de nível nota no grão de nota, e só depois junte com os itens.
Teste de aceitação
O caso está pronto quando todos os itens passam.
- Para um mês fechado, receita líquida, margem bruta e EBITDA batem com a DRE oficial do financeiro (diferença abaixo de 0,5%).
- A soma das linhas de rateio de cada lançamento é igual ao valor do lançamento.
- A linha de Não classificado está zerada, ou cada lançamento nela aparece na lista de pendências.
- Nenhuma transferência entre contas, aplicação, aporte ou empréstimo aparece em linha de resultado.
- Reprocessar o pipeline não altera nenhum valor de um mês marcado como fechado.
Pacote para o agente
Cole no Claude, ChatGPT ou outro cliente com o MCP da Nekt conectado.
DRE gerencial - A DRE é por competência (data de competência ou, se não houver, <data declarada>). Fluxo de caixa é por data de pagamento e fica em outra tabela. Nunca some as duas visões. - Estrutura: receita bruta, deduções, receita líquida, CMV ou CSP, margem bruta, despesas variáveis, margem de contribuição, despesas operacionais, EBITDA, resultado financeiro, lucro antes dos impostos. - Cada categoria do ERP vai para uma linha pelo de-para do financeiro. Categoria sem de-para fica em Não classificado; cite essa linha quando ela não estiver zerada. - Sinal: receita positiva, custo e despesa negativos, aplicados uma vez. - Rateio: valor x percentual / 100 por categoria e centro de custo; percentual nulo vale 100%. - Fora da soma: cancelados, títulos renegociados substituídos, baixas de substituição e cancelamento. - Transferências entre contas, aplicações, aportes e empréstimos não são resultado. - A receita oficial vem de <fonte>. O gateway de pagamento só confere. - Use só meses com marca de fechado para realizado e comparação. Mês aberto é provisório e deve ser dito como tal. - Margens e percentuais: some o período e divida uma vez; nunca faça média de percentuais mensais. - Se IRPJ e CSLL não são apurados, diga lucro antes dos impostos. Exceções por cliente: - <cliente>: a DRE oficial é a da consultoria <nome>; reproduza o número dela. - <cliente>: a categoria <categoria> é rateada por <driver> entre as unidades de negócio.
Construa no meu workspace Nekt o caso "DRE automatizada" seguindo as regras em https://academy.nekt.com/casos/dre-automatizada.md. 1) Encontre as tabelas de origem e confirme as colunas usadas pelas regras. 2) Crie uma transformação no grão indicado aplicando todas as regras. 3) Rode o teste de aceitação e me mostre o resultado de cada item. 4) Crie o context document do caso no workspace, com as exceções dos meus clientes em aberto para eu preencher.
Variações
Uma conexão do ERP por CNPJ, unidas com a coluna de empresa e com eliminação dos repasses entre empresas do grupo.
O orçamento entra como tabela por mês e linha gerencial, com a versão do orçamento congelada e a fonte declarada.
O mesmo modelo replicado por cliente, com a conexão de cada cliente declarada no context document.