Previsão de receita por probabilidade

Para cada etapa, a probabilidade é ganhos / (ganhos + perdidos) entre os negócios que passaram pela etapa e fecharam nos 12 meses fechados anteriores à foto. Uma janela só, sempre a mesma; com menos de 12 meses de histórico, use o que houver e declare. Passou pela etapa: no HubSpot, hs_v2_date_entered_<stageId> preenchido no negócio, que vale mesmo se ele mudou de pipeline depois (o campo guarda só a última entrada, então serve para saber se passou, não quantas vezes). Se o time não marca perdido e deixa negócios abertos indefinidamente, a taxa entre fechados infla: para medir, trate como perdido o aberto sem atividade nem mudança de etapa há mais de N dias declarados. A probabilidade padrão do CRM (metadata.probability da etapa ou hs_deal_stage_probability no negócio) só entra como régua provisória e declarada, até haver histórico.

Pipelines de clientes ativos, parceiros, onboarding e pós-venda também têm etapas com probabilidade alta, às vezes de 80% a 100%. Somados ao forecast, viram receita nova que não existe. Escreva a lista de pipelines de aquisição pelo identificador do pipeline, não pelo nome, que muda. Se o negócio ganho é movido para outro pipeline (por exemplo, a venda fechada cai num pipeline de ativação ou self-service), esse pipeline de destino entra na lista para o ganho e para a conversão, senão a etapa final parece nunca ganhar.

Negócio ganho entra com o valor cheio no mês do ganho e sai da parte ponderada; perdido sai com zero. Nunca aplique a probabilidade da etapa, um score ou uma temperatura a um negócio já fechado.

O mês do forecast é o da data prevista de fechamento. Negócio sem data prevista ou com data já vencida não entra no mês corrente: vai para uma linha separada de atrasados, que o gestor precisa revisar. Pausados e congelados ficam fora: declare qual campo marca a pausa (uma temperatura como congelado, um status ou uma etapa de pausa). Negócios que o vendedor tirou do forecast pela categoria de forecast do CRM (no HubSpot, hs_manual_forecast_category = OMIT) também ficam fora e contam como saiu na foto semanal.

Se o time usa uma qualificação no card (temperatura, estrelas), ela pode ajustar a probabilidade por uma régua fixa e escrita, e a régua declara se substitui ou multiplica a probabilidade medida. Substitui: probabilidade = valor da régua para a qualificação x (1 - participação da etapa nas perdas), em que participação da etapa nas perdas = perdidos no mês que estavam nessa etapa / total de perdidos no mês. Num caso real: máxima 80%, boa 60% e média 40%. Multiplica: probabilidade = probabilidade medida x fator, com fator 1 na qualificação máxima e menor que 1 nas demais, senão a mesma conversão é contada duas vezes. Card sem qualificação assume a régua mais baixa, nunca 100%.

A receita é métrica do negócio. Nunca transforme linhas de produto em negócios extras para somar. Em venda recorrente, declare se o forecast é de valor mensal (MRR) ou de contrato total e use o campo certo; implantação e serviços avulsos ficam em linha própria.

Converta negócios em outra moeda para a moeda de reporte com taxa declarada (fixa de orçamento ou média do mês) e mantenha o critério entre as semanas.

Guarde o forecast toda semana. Se o CRM tem histórico versionado do negócio (uma tabela SCD Type 2 com início e fim de validade de cada versão), a foto de qualquer data a partir do início desse histórico pode ser reconstruída, sem depender de gravação semanal. Congele a probabilidade de cada etapa na foto: recalcular a conversão a cada semana faz negócios parados aparecerem como mudou de valor. Comparando duas fotos, cada negócio cai numa categoria: entrou, ganhou, atrasou (a data prevista saiu do período), saiu (perdido, pausado ou recategorizado) ou mudou de valor. Aplique o mesmo filtro de período nas duas fotos, senão negócios que mudam de período ficam invisíveis.

Se o time declara categorias de compromisso (fecha com certeza, possível), mostre o compromisso ao lado do ponderado, nunca somados. O ponderado é a leitura do histórico; o compromisso é a leitura do vendedor. A distância entre os dois é informação.

Negócios criados e ganhos dentro do mesmo mês nunca estão no pipeline aberto da foto do início do mês, e em vendas de ciclo curto ou self-service podem ser a maior parte da receita. Some à receita esperada uma linha de run-rate: a média, nos últimos 3 meses fechados, da receita de negócios criados e ganhos no mesmo mês. Mostre essa linha separada do ponderado, para saber quanto do número vem do pipeline e quanto vem do ritmo, e meça a acurácia com as duas.