Negócios, etapas, atividades e tarefas do CRM
Última interação real e tempo na etapa contra a régua da etapa
Saudável, atenção ou risco, com motivo
Mensagem diária por dono e agente de IA
O que resolve
- Negócio parado aparece na semana em que parou, não no fim do trimestre.
- Cada dono recebe só os seus negócios, com o motivo e o que fazer.
- O alerta respeita o ritmo de cada etapa e não dispara à toa.
Perguntas de negócio que responde
Faça estas perguntas ao seu agente quando o caso estiver pronto.
O que você precisa
- CRM conectado com negócios, histórico de etapas, atividades, tarefas e usuários
- O tempo aceitável por etapa e as exceções de cada pipeline, combinados com o time
- Um canal de saída: Slack, WhatsApp, Google Chat ou tarefa no CRM
O que você recebe
- Uma tabela por negócio aberto com status, motivos, dias sem interação e dias na etapa
- Mensagem diária por dono com os negócios que mudaram de status
- Painel semanal de entradas e saídas de risco
- Um agente de IA que responde sobre negócios parados
Onde ativar
No Slack, WhatsApp ou chat do CRM, só os negócios que entraram ou saíram de risco, com motivo e link.
Uma tarefa para o dono em cada negócio que entrou em risco, sem duplicar na janela.
Responde quais negócios estão parados, por quê e de quem.
As regras são simples. O trabalho é calibrar o tempo de cada etapa e as exceções com o time comercial, senão o alerta vira ruído. O detalhado traz as regras de negócio, as armadilhas e o teste de aceitação. Ou mande tudo direto para o seu agente com o MCP da Nekt.
Um negócio pode ficar meses na mesma etapa sem que ninguém perceba. Quem mede parado pela data da última modificação vê como vivos negócios que só tiveram um campo editado por automação, e quem usa um corte único de 30 dias cobra o mesmo de uma etapa de proposta e de uma de assinatura. O alerta vira ruído e o time para de ler.
Como costuma ser feito, e a regra
Cada linha é um erro que já aconteceu na prática.
A régua de parado é a última interação: atividade concluída (ligação, reunião, e-mail, mensagem) ou mudança de etapa, o que for mais recente. Data de última modificação não serve: automação, sincronização e edição de campo mudam a data sem que o negócio tenha andado.
Calcule a entrada na etapa atual pelo histórico: hs_v2_date_entered_current_stage ou hs_v2_date_entered_<stageId> no HubSpot, histórico de etapas nos outros CRMs. A data de atualização do negócio só aproxima a entrada e zera a cada edição.
Defina o tempo aceitável por etapa e, se possível, por porte do negócio, a partir do histórico: um bom corte é o percentil 75 ou 90 do tempo que os negócios ganhos passaram na etapa. Em etapas finais, há quem use uma régua dura: acima do corte, o negócio é risco qualquer que seja o resto.
Negócio com reunião ou tarefa agendada no futuro não está parado, mesmo sem atividade recente. Etapas cobertas por automação (uma cadência de WhatsApp de 7 dias, um agendamento que cai direto na agenda) têm prazo próprio, combinado com o time, senão o alerta cobra o que a máquina já está fazendo.
Além do tempo, marque: sem dono ou com dono desativado (cruzando o dono com a lista de usuários ativos por e-mail), sem próxima atividade, tarefa vencida, valor zero, data prevista vencida, data prevista remarcada duas ou mais vezes e trocas de dono. Cada sinal é um motivo separado, para o dono saber o que fazer.
Classifique em saudável, atenção e risco por regras fixas e mostre todos os motivos que se aplicam. O status informado pelo gestor ou por um formulário de acompanhamento pode sobrescrever a regra, com registro de quem e quando. Um índice de 0 a 100, se existir, é apoio à leitura, não probabilidade de fechar.
Envie a cada dono os negócios que entraram em risco desde o último envio e os que saíram, não a lista inteira todo dia. Guarde o histórico de envios e não repita o mesmo alerta dentro da janela combinada. Envie em dias úteis, com o calendário de feriados.
A partir da data em que o alerta começou, classifique cada negócio alertado como resolvido (andou ou fechou), engajado (teve atividade, mas continua na etapa) ou ainda parado. É o que mostra se o alerta funciona.
Motivos que um negócio pode receber
Cada motivo é uma coluna. O status é a regra combinada sobre eles.
Definições
Armadilhas que já aconteceram
Uma lista diária com todos os negócios críticos repetia os mesmos nomes e o time parou de abrir.
Envie só entradas e saídas de risco.
Uma etapa coberta por uma cadência automática de WhatsApp de 7 dias era cobrada com prazo de 2 dias e gerava alerta todo dia.
Prazo próprio para etapas automatizadas, combinado com o time.
O atendimento feito pelo aplicativo de WhatsApp, fora do CRM, não gerava atividade, e negócios em plena conversa apareciam como parados.
Traga as conversas como atividade ou declare as etapas em que o CRM não enxerga o contato.
O dono vinha como texto vazio, e não como nulo, e os negócios órfãos não apareciam no alerta.
Trate texto vazio como nulo antes de testar o dono.
Negócios mesclados ou apagados no CRM continuavam na base bruta e apareciam como parados todos os dias.
Exclua os ids mesclados (hs_merged_object_ids no HubSpot) e confira periodicamente os ids ativos.
Teste de aceitação
O caso está pronto quando todos os itens passam.
- Todo negócio aberto de pipeline de aquisição tem uma linha por dia com status, dias sem interação, dias na etapa e motivos.
- Nenhum negócio com tarefa ou reunião futura aparece como sem interação.
- Para um dono e um dia, a mensagem enviada traz exatamente os negócios que entraram e saíram de risco desde o envio anterior.
- Nenhum negócio ganho ou perdido aparece na tabela.
- Numa amostra de 20 negócios em risco conferidos no CRM, a última interação e a entrada na etapa batem com a tela.
Pacote para o agente
Cole no Claude, ChatGPT ou outro cliente com o MCP da Nekt conectado.
Saúde de deals - Fonte: tabela de saúde (negócio aberto x dia), com status, dias sem interação, dias na etapa, régua da etapa e motivos. - Parado = sem interação real: atividade concluída ou mudança de etapa. Data de última modificação não conta. - Dias na etapa vêm do histórico de etapas, nunca de updated_at. - Régua por etapa: <etapa> = <dias>. Etapas automatizadas: <etapa> = <dias>. - Tarefa ou reunião futura suspende o alerta de interação. - Status: saudável, atenção ou risco, sempre com os motivos. Índice de 0 a 100, se existir, não é probabilidade de fechar. - Ao listar negócios em risco, agrupe por dono e mostre o motivo e a última interação. - Para avaliar o efeito do alerta, use resolvido, engajado e ainda parado desde <data de início>. Exceções por cliente: - <cliente>: o status do formulário de acompanhamento sobrescreve a regra. - <cliente>: envio de segunda a quinta e no domingo; sexta, sábado e feriados não enviam.
Construa no meu workspace Nekt o caso "Saúde de deals + agente de alertas" seguindo as regras em https://academy.nekt.com/casos/saude-de-deals.md. 1) Encontre as tabelas de origem e confirme as colunas usadas pelas regras. 2) Crie uma transformação no grão indicado aplicando todas as regras. 3) Rode o teste de aceitação e me mostre o resultado de cada item. 4) Crie o context document do caso no workspace, com as exceções dos meus clientes em aberto para eu preencher.
Variações
Um modelo lê a tabela do dia e o playbook do time e escreve o resumo para a liderança, sem citar negócio fora da tabela.
As mesmas regras sobre o pipeline de CS: dias sem contato, etapa longa e zero tarefas como sinais de risco de churn.
Em crédito e pós-venda, régua de prazo por fase da esteira no lugar da etapa comercial.