Visão do pipeline (funil)

Monte uma linha por passagem do negócio por etapa, com data de entrada e de saída, a partir do histórico do CRM: propertiesWithHistory.dealstage no HubSpot (vem do registro mais novo para o mais antigo, reordene por data), deal_flow no Pipedrive, OpportunityHistory no Salesforce, eventos de mudança de status no Kommo, stage_history no Bitrix24, firstTimeIn por fase no Pipefy. Se o CRM não guarda histórico, grave uma foto diária das etapas a partir de hoje ou capture a mudança por webhook. No HubSpot, hs_v2_date_entered_<stageId> guarda só a última entrada na etapa: não serve como primeira entrada nem para montar as visitas.

Classifique cada pipeline antes de contar: funil de aquisição, cadastro de clientes, fila de operação, carteira, pós-venda, recrutamento ou eventos. Só funil de aquisição entra na conversão. Num caso real, contar um pipeline de clientes junto com o de vendas dava cerca de 91% de taxa de ganho, falsa. Exclua também pipelines arquivados e de rascunho. Pipeline de parceiros, ou qualquer pipeline com mais de uma etapa de ganho, fica fora até alguém declarar qual etapa é o ganho.

Um negócio chegou à etapa N se entrou nela ou em qualquer etapa posterior do mesmo funil. Negócio que pulou etapa conta na etapa pulada, com a data da primeira etapa posterior. Lead que nasce numa etapa por automação aparece no histórico só com a saída: use a data da saída como entrada. A ordem é a oficial, declarada pelo time: etapas laterais (no-show, pausado, nutrição) não são avanço e ficam fora da ordem. A ordem de exibição do CRM é só ponto de partida, e a probabilidade das etapas nem sempre cresce com a posição.

A etapa de perda não avança o negócio no funil. A perda conta na última etapa ativa antes dela. O status vem da semântica do CRM (ganho, perdido, aberto), nunca do nome da etapa, e uma etapa com nome de vendedor não é etapa. Num caso real, tratar a ida para Perdido como passo à frente criou mais de mil progressões falsas. Perda que vem direto de outro pipeline, ou negócio que já nasce perdido, não tem etapa ativa no funil: conte como perda sem etapa, à parte, e não na primeira etapa.

No HubSpot, o metadata.isClosed das etapas chega true em todas elas pelo conector, inclusive nas abertas. Derive fechado e ganho da probabilidade da etapa (1.0 ganho, 0.0 perdido) ou de hs_is_closed_won e hs_is_closed no negócio. No Bitrix24, use stage_semantic_id; no Kommo, os status 142 (ganho) e 143 (perdido) valem para qualquer funil.

O histórico traz registros repetidos da mesma etapa sem mudança real. Marque o início de uma visita só quando a etapa difere do registro anterior do mesmo negócio; senão a data da última entrada fica inflada. Para o funil, use a primeira entrada em cada etapa; para tempo, some todas as visitas.

Funil de coorte: parte dos negócios criados no mês e acompanha até onde cada um chegou. Produção do mês: cada etapa contada no mês do seu próprio evento. As duas leituras são válidas, mas nunca filtre a coorte pela data de uma etapa posterior, e nunca some mês de criação com mês de fechamento.

Para negócio ainda aberto, o tempo na etapa atual é medido até hoje e cresce a cada dia. Mostre o tempo de etapas concluídas separado da idade de quem ainda está na etapa, senão a média sobe sozinha. Tempo só se mede em etapas abertas: o tempo parado em Ganho ou Perdido não é tempo de funil. Converta datas para America/Sao_Paulo uma vez só: o Bitrix24 grava no fuso do servidor, outros CRMs em UTC.

Negócio movido para outro pipeline sai do funil de origem e muda o passado se a conta usar o pipeline atual. Atribua cada passagem ao pipeline da etapa em que ela aconteceu. Em muitos CRMs o ganho é movido para um pipeline de clientes ativos logo depois: o ganho conta pela passagem na etapa de ganho, não pela etapa atual.

O histórico guarda ids de etapas que foram apagadas ou recriadas no CRM e não aparecem mais na lista de etapas do pipeline. Sem mapeamento, essas passagens somem do funil ou ficam sem pipeline. Mapeie cada etapa antiga para a etapa atual equivalente, ou declare que fica fora, e confira que nenhuma passagem fica sem etapa.